27 septembre Évitez les pièges liés à une mauvaise gestion des clés grâce à ces étapes simples

Une mauvaise gestion des clés est-elle un problème récurrent dans votre entreprise ?

Si tel est le cas, cela pourrait coûter beaucoup plus cher à votre entreprise que vous ne le pensez.

Pour commencer, devoir remplacer régulièrement des clés une à une est pénible, et ces petites dépenses finissent par s'accumuler.

Mais que se passe-t-il en cas de perte des passe-partout ? Vous pourriez vous retrouver à devoir dépenser des dizaines de milliers de dollars pour changer toutes les serrures d'un site entier.

Et que dire de tout ce temps que votre personnel passe, jour après jour, à rechercher, gérer et remplacer les clés ?

Qu'il s'agisse de chercher physiquement des clés, de passer au crible des registres papier ou de se déplacer d'un chantier à l'autre, une chose est sûre : une mauvaise gestion des clés nuit à la productivité du personnel.

À cela s'ajoutent les risques considérables pour la sécurité et la sûreté liés au fait que des clés tombent entre de mauvaises mains. Du jour au lendemain, votre entreprise pourrait être exposée à des vols, à des dommages matériels ou à des violations de la confidentialité des données.

Mais cela ne doit pas forcément se passer ainsi.

En suivant les trois étapes décrites dans ce guide, vous pourrez réduire ces coûts et limiter ces risques.

Allons-y.

Étape 1 : Réaliser un audit des clés

Si vous souhaitez vraiment mettre de l'ordre dans la gestion des clés sur votre lieu de travail, il n'y a qu'une seule chose à faire : réaliser un « inventaire des clés ».

Nous savons bien que tout type d'audit peut sembler être un travail difficile et fastidieux. Mais comme pour tout dans la vie ou dans le monde des affaires, il faut d'abord comprendre la situation actuelle avant de pouvoir aller de l'avant.

Que vous disposiez d'un seul site ou de plusieurs, la réalisation d'un audit approfondi vous permettra d'identifier précisément les lacunes et les processus à améliorer.

Voici un plan simple, étape par étape, pour votre audit clé :

1. Trouve et récupère autant de clés que possible

Pour ce faire, vous devrez dresser la liste de l'ensemble du personnel, des sous-traitants et des prestataires de services qui ont régulièrement des clés, les contacter et vous assurer qu'ils disposent bien de toutes les clés dont ils doivent disposer.

2. Notez bien toutes vos clés communes

Ce sont ceux qui n'appartiennent à personne en particulier, mais qui sont utilisés ponctuellement selon les besoins.

3. Notez tous vos doubles de clés et vos clés de secours qui pourraient être rangés dans un endroit fermé à clé

Est-ce qu'on s'en sert parfois ? Est-ce qu'ils fonctionnent seulement ?

Au cours de cette opération, vous vous rendrez sans doute compte qu'il manque de nombreuses clés – et qu'il faudra commencer par remplacer certaines serrures.

Ou bien, si trop de clés manquent, vous devrez peut-être tout refaire.

Vous ne savez pas exactement ce que cela implique ? Poursuivez votre lecture.

Étape 2 : Changer les serrures comme un pro

Si trop de clés ont disparu, la solution la plus sûre consiste à installer un nouveau système de serrures.

Cela comporte deux étapes principales :

1. Changer et remplacer toutes les serrures

2. Établir une hiérarchie claire des clés

Une hiérarchie de clés est un moyen efficace d'organiser vos clés. Elle consiste à mettre en place un système dans lequel la clé principale permet de déchiffrer toutes les autres clés.

Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Lorsque vous créez votre nouveau système de clés, veillez à ce qu'il soit breveté, c'est-à-dire personnalisé.

Dans le cadre d'un système de clés breveté, un fabricant conçoit des serrures et des clés spécialement adaptées à votre entreprise. Ainsi, vos clés ne peuvent pas être reproduites si elles tombent entre de mauvaises mains.

Suivez ces étapes et vous disposerez d'une base solide pour mettre en place un système de gestion des clés de premier ordre, grâce auquel vous n'aurez plus jamais à changer les serrures.

Et en parlant d'un contrôle des touches de premier ordre…

Étape 3 : Élaborer et mettre en place des règles strictes

La fiabilité d'un système de gestion des clés dépend entièrement des protocoles sur lesquels il repose. C'est pourquoi vous devez dès à présent établir des règles de base claires en matière de gestion des clés.

En voici quelques-uns parmi les plus importants pour vous aider à démarrer.

Mettre en place un système d'enregistrement à l'arrivée et au départ

Les clés de votre lieu de travail sont-elles remises et récupérées chaque jour sans qu'aucun registre ne soit tenu, ou presque ?

Si tel est le cas, il est temps de mettre en place un système officiel d'enregistrement à l'arrivée et au départ. Un système qui sera contrôlé et respecté – en toutes circonstances.

La forme que prendra ce système dépendra de la taille de votre entreprise et du nombre de clés dont vous disposez. Au minimum, commencez par un registre manuel ou un tableau Excel facile à tenir à jour et accessible à tous.

Mais, bien sûr, plus votre lieu de travail est grand, plus vous avez de clés à gérer – et plus votre système doit être sophistiqué.

Idéalement, il est préférable d'opter pour un système automatisé afin de réduire autant que possible les erreurs humaines.

Quelle que soit la méthode de gestion des clés que vous adoptez, vous serez bien mieux à même de savoir qui détient quelles clés à tout moment.

Cela incitera immédiatement votre personnel, vos sous-traitants et vos autres visiteurs à se montrer plus responsables.

Et pour les employés travaillant en équipe, cela signifie une chose de moins à communiquer (ou à oublier de communiquer). Le personnel saura désormais où en sont les clés dont il a besoin, sans avoir à deviner.

Gardez vos proches près de vous, et vos clés encore plus près

Si vos employés et vos sous-traitants doivent se déplacer d'un endroit à l'autre simplement pour récupérer une clé, cela représente beaucoup de temps d'arrêt inutile.

Mais ce qui est tout aussi inquiétant, c'est que plus vos clés parcourent de distance, plus le risque de perte ou de non-restitution est élevé.

C'est pourquoi il est essentiel de stocker les clés sur les mêmes sites que ceux où elles sont réellement nécessaires.

Et, bien sûr, ils doivent être conservés en toute sécurité, avec des procédures fiables d'enregistrement à l'arrivée et au départ sur chaque site.

Ne faites pas comme Key

Si les mêmes personnes visitent régulièrement les mêmes sites, on pourrait être tenté de leur remettre des copies des clés dont elles ont besoin… pour qu’elles les gardent précieusement, pour toujours.

Mais plus il y a de doubles qui circulent, moins vous avez de contrôle. Les clés et les serrures devront inévitablement être remplacées. Et le risque qu'une clé tombe entre de mauvaises mains est élevé.

Alors, quelle est l'alternative ?

Un nombre réduit d'exemplaires, associé à un système de gestion des clés fiable sur chaque site, vous permet de suivre avec certitude les mouvements de chaque clé.

Adoptez une approche logique avec le regroupement de touches

Le regroupement des clés peut faciliter ou compliquer vos processus de gestion des clés. Tout dépend de la manière dont vous vous y prenez.

Si ce n'est pas déjà fait, regroupez vos clés de manière logique et stratégique afin que les bonnes personnes disposent de toutes les clés dont elles ont besoin dans un seul trousseau.

Par exemple, vous pourriez en avoir plusieurs, notamment pour vos prestataires de nettoyage. Et un autre, spécialement destiné aux artisans.

Pensez aussi à ce qui maintient vos clés ensemble. Ils peuvent sembler insignifiants, mais les porte-clés sont… eh bien, essentiels.

Même si les « anneaux » traditionnels peuvent sembler pratiques (car on peut les mettre et les enlever facilement), ils vous offrent beaucoup moins de contrôle en cas de perte des clés.

Envisagez plutôt d'utiliser des porte-clés spéciaux qui restent toujours attachés les uns aux autres. Il en existe de nombreux modèles sur le marché, dotés de différentes fonctionnalités.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d'un porte-clés :

• La taille du porte-clés (combien de clés doit-il pouvoir contenir ?)
• L'épaisseur de l'anneau (certaines clés, notamment celles des véhicules, sont dotées d'un petit trou)
• Est-ce un système inviolable (serez-vous averti si quelqu'un remplace les clés ?)
• Facilité d'identification (chaque bague porte-t-elle un numéro de série ?)
• Facilité d'utilisation (est-il facile de sceller ou de découper ?)

Préparez des trousseaux de clés spécifiques, rangés exactement là où on en a besoin, et la journée de tout le monde s'en trouvera grandement facilitée.

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