27 septembre Chaos ou maîtrise des clés ? Pourquoi une mauvaise gestion des clés coûte plus cher à votre entreprise que vous ne le pensez.

Nous savons tous à quel point il est agaçant de perdre ses clés. Mais si vous travaillez dans un grand établissement comme une école, un hôpital ou un hôtel, la perte de clés peut entraîner de graves problèmes, bien au-delà de la simple frustration.

Qu'il s'agisse de la baisse de productivité du personnel, des retards dans l'exécution des tâches ou encore des risques pour la sécurité, le coût réel d'une mauvaise gestion des clés est immense et sans fin.

Le coût évident : le remplacement de la clé et de la serrure

« Qui a les clés du fourgon ? »
« L'électricien est-il reparti sans rendre les clés, encore une fois ? »
« Qui a le(s) passe-partout ? »

Si vous entendez régulièrement ce genre de questions au travail, il y a fort à parier que votre personnel doit trop souvent remplacer des clés et des serrures.

Bien sûr, si cela n'arrive que de temps en temps, cela n'aura pas trop d'impact sur vos résultats financiers. 

Mais si le remplacement des clés et des serrures est monnaie courante sur votre lieu de travail, une petite dépense peut rapidement se transformer en une dépense considérable.

Et si l'on perdait un passe-partout ? Vous n'auriez alors d'autre choix que de changer toutes les serrures du site, ce qui pourrait coûter des dizaines de milliers de dollars.

Le coût caché : une faible productivité

Les coûts directs liés au remplacement des clés et à l'installation de nouvelles serrures sont une chose. Mais qu'en est-il du temps que votre personnel consacre à la gestion de votre système actuel de gestion des clés ?

Il ne fait aucun doute que la gestion « manuelle » des clés sur le lieu de travail fait perdre énormément de temps aux employés, et ce de multiples façons. 

Imaginez un peu le temps que vos collaborateurs passent chaque jour à :

• À la recherche de clés
• Passer au crible les registres manuels pour retracer et localiser les clés
• Appeler les gens pour leur demander de rendre les clés
• Remettre et récupérer manuellement les clés au début et à la fin de chaque service
• Se rendre sur les chantiers et en revenir pour récupérer et rendre les clés
• Reporter ou annuler des travaux parce qu'ils ne trouvent pas les clés adéquates

Et qui s'occupe de récupérer et de gérer toutes ces clés ?

S'agit-il d'une personne dont la seule fonction consiste à gérer les clés ? Ou bien s'agit-il d'autres membres du personnel, tels que les réceptionnistes ou les agents de sécurité, quidevraient se consacrer à des tâches plus importantes ?

Quoi qu'il en soit, c'est presque toujours inefficace et cela pèse sur vos résultats financiers.    

Le coût réel : sécurité et sûreté au travail

Chaque fois qu'on perd une clé, il y a un risque qu'elle tombe entre de mauvaises mains.

Et si c'était le cas ? Votre lieu de travail serait alors soudainement exposé à des risques tels que :

• Vol physique
• Dommages matériels
• Violations de la confidentialité des données

Mais les conséquences vont bien au-delà de cela.

Que vous dirigiez un hôpital, un hôtel ou une école, la perte de clés met quotidiennement en danger la sécurité physique des personnes. 

Ce n'est pas un sujet auquel nous aimons penser (et nous évitons donc d'y penser). Mais c'est aussi quelque chose que nous ne pouvons pas nous permettre d'ignorer. Car si l'impensable venait à arriver à quelqu'un sous votre responsabilité – simplement à cause d'une clé égarée –, les conséquences sur votre réputation, votre activité et vos résultats financiers pourraient être catastrophiques.