28 octobre Les six caractéristiques essentielles d'un système de gestion des clés efficace

Toutes les écoles et tous les bâtiments sont équipés de clés physiques. Pour de nombreux membres du personnel et prestataires (par exemple, les équipes de nettoyage, de restauration, d'électricité, de chauffage, de climatisation et de ventilation, de plomberie, d'entretien et de sécurité, ainsi que les responsables des véhicules), disposer de ces clés est indispensable pour accomplir leurs tâches quotidiennes.

Malheureusement, assurer une gestion contrôlée et sécurisée de l'accès aux clés, notamment en sachant qui les détient, est une tâche extrêmement fastidieuse et chronophage. En effet, il est courant que des clés (ou des badges, des cartes) soient égarées sans que l'on sache qui les détient. Cela représente non seulement un risque pour la sécurité de vos locaux et de votre personnel, mais cela fait également perdre un temps précieux à vos employés qui doivent rechercher les clés perdues. Cela peut également empêcher le personnel d'accomplir ses tâches en raison de l'indisponibilité des clés. De plus, le remplacement des serrures et des clés après la perte d'une clé passe-partout entraîne des coûts élevés.

C'est là qu'un système de gestion des clés entre en jeu. Un système de gestion des clés efficace est essentiel pour garantir que vos clés sont stockées en toute sécurité et que leur accès est contrôlé conformément aux règles établies. Dans cet article, nous allons examiner ce qu'est la gestion des clés, les défis liés aux pratiques traditionnelles en la matière, ainsi que les fonctionnalités indispensables que toute organisation devrait rechercher lors de la mise en place d'un système de gestion des clés efficace.

Les risques liés à la gestion « manuelle » des clés

Voici Wayne. Wayne est le responsable des installations d'un district scolaire regroupant plusieurs établissements.

Wayne a toujours considéré la gestion manuelle des clés comme un mal nécessaire. Et on attend de lui qu'il gère les clés, même si cela n'a jamais fait partie de ses attributions.

Le district scolaire utilise des registres papier pour consigner les entrées et les sorties afin d'assurer le suivi des clés. De nombreux membres du personnel autorisés ont en permanence sur eux des passe-partout « obligatoires ».

Wayne savait que ce n'était pas un système idéal, mais il ne lui était jamais venu à l'esprit qu'il existait une autre solution. Et comme le va-et-vient de personnes ne cessait de s'intensifier, jour après jour, Wayne a fini par commander davantage de doubles de clés, y compris des passe-partout. Il a également dû s'accommoder de la frustration et des heures perdues chaque jour, ce qui l'empêchait de gérer efficacement les installations comme il l'aurait souhaité.

Le personnel et les prestataires perdaient leurs clés beaucoup trop souvent. Le coût du remplacement des clés et des serrures ne cessait d’augmenter – il s’élevait en effet à environ 150 000 dollars par an. C’était déjà bien assez grave ! Mais il s’inquiétait sans cesse des risques pour la sécurité des élèves, du personnel et des biens. Wayne se sentait régulièrement frustré et impuissant.

Le district scolaire de Wayne est un exemple typique de la manière dont la gestion des clés est organisée dans la plupart des écoles, des établissements d'enseignement supérieur et des universités.

La bonne nouvelle pour Wayne et pour toutes les écoles et tous les établissements d'enseignement supérieur, c'est qu'il existe une solution de contrôle d'accès permettant de gérer les clés en toute sécurité. Grâce à cette solution, Wayne n'aura plus besoin de distribuer manuellement les clés ni de tenter de savoir chaque jour qui les détient et où elles se trouvent.

C'est exact : en recourant à une solution technologique éprouvée, les établissements scolaires peuvent automatiser la gestion des clés et éliminer ces risques, tout en permettant à leur personnel de gagner des milliers d'heures. Et Wayne peut ainsi économiser 150 000 dollars par an sur le remplacement des clés et des serrures.

Les six caractéristiques d'un système de gestion des clés efficace

Vous devez vous assurer de choisir un système de gestion des clés présentant les caractéristiques suivantes :

1. Facile à installer et à utiliser – Vous devriez pouvoir l'installer vous-même. L'interface utilisateur doit être intuitive et ne nécessiter que peu, voire aucune formation pour le personnel et les prestataires. Il doit s'agir d'une plateforme sécurisée et native du cloud qui évite de faire appel à des ressources informatiques internes, notamment des serveurs, la gestion des logiciels, les baies de serveurs et la maintenance.
2. Facilement évolutif – Il doit vous permettre de gérer toutes les clés depuis une seule et même plateforme. Un seul compte logiciel doit prendre en charge un nombre illimité d'utilisateurs, de clés et de sites. Cette centralisation permet de simplifier l'administration et d'offrir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur plusieurs sites. Elle évite également tout effort informatique ou technique superflu lors de la mise en œuvre de la solution dans l'ensemble de vos installations.
3. Stockage sécurisé et contrôle d'accès – Un coffret à clés robuste doit être utilisé pour sécuriser les clés ; celui-ci doit présenter une longue durée de vie et ne nécessiter qu'un entretien minimal. Le logiciel doit permettre de définir des règles flexibles pour les utilisateurs, les rôles et les groupes d'accès, de sorte que seules les personnes autorisées puissent accéder aux clés aux moments autorisés. L'accès aux clés doit être possible via un identifiant utilisateur et un code PIN, des cartes ou des identifiants biométriques, y compris les portefeuilles numériques (Apple et Google)
4. Gestion à distance – Elle doit permettre de contrôler l'accès aux clés et de savoir qui les détient, où que l'on se trouve et à tout moment. Élimine les coûts et la frustration liés à la nécessité d'une présence sur place et réduit le risque que des « contacts étroits » délivrent des clés de manière inappropriée. Par exemple, si un prestataire a besoin d'accéder à une clé dans un délai très court, cet accès doit être accordé à distance par le personnel autorisé, quel que soit l'endroit où il se trouve, à l'aide d'une interface en ligne simple. Le système doit envoyer des alertes par SMS et par e-mail si une clé n'est pas restituée dans les délais impartis.
5. Intégration avec les systèmes existants – Un système de gestion des clés efficace doit s'intégrer de manière transparente à vos systèmes de contrôle d'accès (ou autres). La compatibilité avec des plateformes telles qu'Active Directory, Honeywell, Gallagher, Genetec, Lenel, Software House et Visitor Management garantit que votre système de gestion des clés peut fonctionner via ces plateformes, ce qui évite d'avoir à gérer en double les utilisateurs et les droits d'accès.
6. Sécurité de l'information – Le système doit être conforme aux normes et certifications applicables du secteur, telles que les normes relatives aux centres de données de niveau 4, SOC 2, FIPS 140-2, ISO/IEC 27001 et les directives du NIST. Il doit bénéficier d'une sauvegarde continue des données et de mises à jour de sécurité adaptées aux nouvelles menaces qui apparaissent chaque jour.

L'avenir de la gestion des clés

À l'avenir, on peut s'attendre à ce que les solutions de gestion des clés évoluent vers davantage d'automatisation et une meilleure interopérabilité avec d'autres plateformes opérationnelles.

La technologie ne cesse d'évoluer vers des expériences toujours plus fluides. Les portefeuilles électroniques utilisés sur les téléphones et les appareils portables constituent un moyen de contrôle d'accès de plus en plus répandu. Le système que vous choisirez devra être suffisamment flexible pour permettre la mise en place de nouvelles méthodes d'accès à mesure que la technologie évolue.

L'avenir de la gestion des clés doit être automatisé, élégant et simple !