9 novembre Vous passez à Torus ? Voici comment convaincre votre équipe – et susciter son enthousiasme !
Vous avez donc décidé d'installer Torus au sein de votre organisation. Félicitations : votre lieu de travail est sur le point de se transformer.
Mais avant que vous et votre équipe puissiez en tirer pleinement parti, vous devrez gérer la transition entre vos anciens processus clés et Torus.
Voici ce qu'il faut savoir pour bien faire les choses.
Attendez-vous à quelques difficultés au début
Ce n'est un secret pour personne que la plupart des gens sont réticents au changement, même si celui-ci s'avère finalement bénéfique.
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Cela vaut peut-être tout particulièrement pour les collaborateurs seniors ou de longue date, dont les méthodes de travail sont profondément ancrées dans leur quotidien.
Ainsi, lorsque vous modifiez des processus opérationnels bien établis, tels que la gestion des clés, il faut s'attendre à une période d'adaptation.
Et si elle n'est pas bien gérée, cette période de transition peut être source de confusion, de frustration et, éventuellement, de non-respect des règles. C'est pourquoi la communication doit être claire, cohérente et empreinte d'empathie.
Rassurez vos collaborateurs
Chaque organisation gère ses clés à sa manière, mais dans la plupart des lieux de travail que nous rencontrons, il est courant que de nombreux employés aient leurs clés sur eux en permanence.
Dans ce cas, ces employés s’attachent facilement à leurs clés. Et nous ne parlons pas seulement d’un attachement physique.
Cela peut paraître étrange, mais c'est tout à fait logique. Comme ils ont toujours leurs clés sur eux, ils se sentent libres d'entrer où bon leur semble, à tout moment. Il est donc naturel que les clés en viennent à symboliser l'importance.
Avant que votre entreprise n'adopte Torus, assurez-vous donc que votre équipe comprenne bien que personne ne va lui retirer ses clés.
Avant tout, vous devrez insister sur le fait que leurs clés ne sont pas confisquées.
Ne laissez aucune place à la surprise
Faites savoir clairement et dès que possible que le système Torus est en cours d'installation sur votre lieu de travail.
En informant tout le monde bien à l'avance de cette transition, vous éviterez bien des tracas à votre équipe – et à vous-même – par la suite.
Pour l'instant, ne commencez pas par les procédures et les consignes.
Les gens auront sans doute beaucoup de questions ; avant d'aborder les aspects pratiques, veillez donc à expliquer pourquoi vous passez à Torus.
Définir clairement votre « pourquoi »
Si vous avez participé, en tant que décideur, à la mise en place de Torus dans votre entreprise, vous connaissez déjà les nombreux avantages qu'il apportera.
Mais tout le monde ne s'en rendra pas compte tout de suite. Surtout si vous ne le communiquez pas efficacement.
La gestion électronique des clés est un concept nouveau pour la plupart des gens. Cela signifie donc que Torus sera également une nouveauté pour eux. Veuillez donc expliquer en quoi le passage à Torus sera bénéfique pour votre entreprise, notamment :
- Le renforcement des mesures de sécurité permettra à tout le monde d'avoir l'esprit un peu plus tranquille
- La facilité d'accès, à tout moment, plaira à tout le monde
- Avec moins de clés perdues, les remplacements et les dépenses seront réduits au minimum
Mais ne vous arrêtez pas là.
Expliquez-leur aussi ce qu'ils ont à y gagner
Il est tout aussi important, voire plus, que vos collaborateurs comprennent en quoi Torus leur sera profitable à titre personnel. Pour commencer :
- Hygiénique: en réduisant le nombre de clés manipulées et en supprimant tout contact entre les personnes, Torus limite la propagation des maladies potentielles, ce qui contribue à créer un environnement de travail plus sûr et plus sain.
- Réduction des risques liés à la sécurité grâce à la suppression de la gestion des clés par une seule personne
- Intuitif: Torus est facile à prendre en main et à utiliser.
- Utile: Torus envoie des SMS automatiques pour rappeler aux utilisateurs la date à laquelle les clés doivent être rendues, ce qui permet d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes liées aux clés, sans stress.
De plus, chacun en tirera profit à sa manière.
Par exemple, votre personnel de sécurité et d'accueil, qui était peut-être auparavant chargé de la gestion des clés, aura davantage de temps à consacrer à des tâches plus importantes. De plus, les prestataires n'auront plus besoin de se rendre à un point central, puis d'attendre qu'on leur remette les clés avant de se rendre sur le site où ils doivent effectivement les utiliser.
Cette vision plus globale vous aidera à planifier la manière dont vous allez présenter la solution.
Allez-vous mettre toutes les clés en place dans vos armoires d'un seul coup, ou procéder progressivement, en passant d'un service à l'autre ou d'un site à l'autre ?
Partagez votre plan afin que vos collaborateurs sachent à quoi s'attendre.
Avant tout, veillez à leur faire comprendre que cette technologie est là pour leur faciliter la vie et leur apporter une tranquillité d'esprit.
Et rassurez-les en leur expliquant que personne n'est responsable des éventuelles lacunes dans la gestion des clés constatées jusqu'à présent : c'est difficile à éviter avec des processus très manuels.
C'est pour cela que Torus existe.