5 août Éliminez les erreurs humaines grâce à la gestion intégrée des visiteurs

Les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) permettent de savoir qui sont les visiteurs de votre organisation et où ils se trouvent.

Et ils gagnent rapidement en popularité.

Ce n'est pas étonnant non plus, puisqu'elles s'intègrent parfaitement à d'autres solutions de sécurité, comme Genetec ou Torus, permettant ainsi de mettre en place une stratégie de sécurité de bout en bout.

Voyons comment une gestion intégrée des visiteurs peut transformer n'importe quel lieu de travail, y compris le vôtre.

Les systèmes de gestion des visiteurs expliqués

Autrefois, les établissements demandaient à leurs visiteurs de s'adresser à un réceptionniste et de remplir un formulaire papier à leur arrivée.

Ils devraient noter leur nom, celui de l'hôte, leurs coordonnées et leur heure d'arrivée (au minimum).

Mais ce processus – comme tout processus manuel – laisse une grande marge d'erreur humaine. Les visiteurs peuvent donner une estimation de leur heure d'arrivée ou oublier d'indiquer leur nom complet.

Ou bien ils remplissent correctement le formulaire, mais leur écriture est pratiquement illisible.

Même quelques minutes d'imprécision suffisent à compliquer le suivi des visiteurs et de leurs déplacements en cas de faille de sécurité.

De plus, la recherche des contacts est compliquée lorsqu'on ne dispose que de données sur support papier. (Certains systèmes de gestion des visiteurs permettent même de vérifier les certificats de vaccination contre la COVID-19 avant l'entrée dans le bâtiment.)

Les processus manuels, basés sur le papier, sont d'une lenteur exaspérante, ce qui pose de gros problèmes aux heures de pointe.

Les systèmes de gestion des visiteurs permettent de numériser ce processus à grande échelle. À leur arrivée, les visiteurs remplissent un formulaire numérique (souvent sur une tablette connectée, comme un iPad) et leurs données sont automatiquement enregistrées et stockées dans une base de données sécurisée.

Ils n'ont à le faire qu'une seule fois – pas pour les visites suivantes.

Les avantages d'une gestion intégrée des visiteurs

Selon un rapport de Markets and Markets, le marché mondial des systèmes de gestion des visiteurs devrait atteindre 2,3 milliards de dollars d'ici 2026.

Les changements en cours sur le lieu de travail – tels que l'intérêt croissant pour l'administration sans papier et le renforcement des réglementations en matière de sûreté et de sécurité – sont à l'origine de cette expansion rapide.

Pris isolément, les systèmes de gestion des visiteurs permettent de résoudre ces problèmes sans difficulté. Mais c'est lorsqu'ils sont intégrés aux logiciels et aux solutions de sécurité existants qu'ils révèlent tout leur potentiel.

Voyons quels sont les principaux avantages d'un système de gestion des visiteurs (VMS) entièrement intégré :

• Sécurité renforcée: lorsqu'un système de gestion vidéo(VMS) est intégré à une solution de contrôle d'accès physique (telle qu'un portillon de sécurité), vous pouvez vous assurer que seuls les visiteurs autorisés ont accès à certains sites, ce qui renforce encore davantage votre stratégie de sécurité.
• Une gestion à distance simplifiée: le télétravail fait désormais partie du quotidien. Les systèmes de gestion des visiteurs s'adaptent parfaitement à cette nouvelle façon de travailler, en permettant aux responsables de la sécurité et des installations d'attribuer ou de refuser des autorisations depuis une plateforme centrale (où qu'ils se trouvent dans le monde).
• Une mise en conformité simplifiée en matière de stockage des données: la protection des données est une préoccupation croissante. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE impose des processus stricts de contrôle des données, ce qui signifie que le simple enregistrement des informations relatives aux visiteurs dans un registre papier ne suffit plus. Les systèmes de gestion des visiteurs facilitent le respect de la réglementation dans tous les secteurs. Et leur capacité à s'intégrer à toutes sortes de solutions, des logiciels de gestion de bases de données à la vidéosurveillance, leur confère un avantage que les processus manuels ne peuvent offrir.

Intégration avec Torus pour une gestion cohérente des clés

Lorsqu'ils sont intégrés à Torus, les systèmes de gestion des visiteurs tels que Sine et RapidGlobal permettent de mettre en place une stratégie de sécurité sans faille.

Imaginons, par exemple, qu'un prestataire arrive sur le chantier et ait besoin d'une clé spécifique : il peut en demander l'accès via Sine. Les clés de votre lieu de travail étant conservées dans une armoire Torus, les visiteurs autorisés peuvent alors récupérer la ou les clés dont ils ont besoin, sans passer par une procédure d'autorisation distincte.

Une fois l'autorisation accordée, le logiciel Torus envoie au prestataire ou au visiteur un identifiant utilisateur et un code PIN sécurisé par SMS ou e-mail automatisé. Il peut alors s'en servir pour accéder aux clés dans l'armoire Torus.

Si l'entrepreneur tente de quitter le chantier sans rendre sa clé, il recevra un SMS indiquant « Clé non restituée ». Vous et votre personnel serez également avertis lorsque les clés n'auront pas été rendues dans les délais.

Pour aller encore plus loin, vous pouvez même bloquer complètement le départ de cet entrepreneur jusqu'à ce qu'il ait rendu toutes les clés.

En résumé

Une fois pleinement intégré, un système de gestion des visiteurs (VMS) permettra de rationaliser les processus liés à la gestion des personnes, qu'il s'agisse du personnel, des prestataires ou des visiteurs.

Ils réduisent au minimum les risques d'erreur humaine. Et grâce à leur interface simple, ils sont également très faciles à utiliser.

Les gens sont désordonnés. Les systèmes de gestion des visiteurs sont précis.

Vous souhaitez renforcer votre sécurité ? Nous serions ravis de vous guider tout au long du processus d'installation et d'intégration de Torus.