21 mars Gestion des clés à distance : un aspect souvent négligé, mais essentiel, de votre stratégie de travail hybride

La pandémie nous a contraints à nous adapter au télétravail en un temps record. Alors que nous retrouvons le rythme de la vie au bureau, de nombreuses entreprises adoptent un modèle hybride, c'est-à-dire une alternance entre le télétravail certains jours et le travail sur place les autres jours.

Avec tant d'éléments à prendre en compte dans le cadre de la transition vers le travail hybride, les entreprises pourraient négliger un aspect essentiel (qu'elles ne devraient pourtant pas !) : leur direction.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment gérer à distance les clés de votre lieu de travail – et pourquoi vous devriez le faire.

Gestion des clés à distance = meilleure gestion des clés

Nous avons déjà évoqué les risques liés à une mauvaise gestion des clés:

• Des processus clés mal gérés (ou leur absence totale)
• Le temps et l'argent gaspillés à chercher et à remplacer des clés
• Le recours à la tenue manuelle des registres

Si l'une de ces situations vous semble familière, c'est parce qu'elles sont toutes caractéristiques d'une gestion chaotique des clés.

Si votre entreprise souhaite mettre en place un modèle de travail hybride, vous devrez trouver des moyens de garder un œil sur toutes ces clés depuis chez vous.

Si vous n’y avez pas encore réfléchi, ne vous inquiétez pas. Le passage au télétravail hybride est une excellente occasion pour vous de mettre de l’ordre dans vos clés une bonne fois pour toutes.

Il existe des technologies de gestion des clés qui peut simplifier et rationaliser tous les processus liés à vos clés. Et cette même technologie vous permettra de gérer les clés de votre lieu de travail à tout moment, où que vous soyez dans le monde.

Ne tombez pas dans les pièges d'une mauvaise gestion des clés, surtout quand il existe une alternative aussi ingénieuse et pratique.

Mais qu'est-ce qu'un système de gestion de clés à distance, exactement ? Et comment fonctionne-t-il ?

À quoi ressemble la gestion des clés à distance ?

En un mot ? C'est simple.

Les responsables des installations ont toujours dû remettre les clés en mains propres aux prestataires et aux agents d'entretien avant que ceux-ci puissent commencer leur travail.

Cela impliquait de surveiller manuellement leurs clés en permanence, de les rechercher si elles disparaissaient et, bien sûr, d'être sur place pour les remettre. C'est une tâche fastidieuse qui demande beaucoup de temps.

Mais l'utilisation d'une solution de gestion des clés à distance vous permet de surveiller vos clés depuis un tableau de bord convivial – auquel vous pouvez vous connecter où que vous soyez.

Prenons l'exemple de Torus.

Vous pouvez installer les armoires à clés Torus à des emplacements stratégiques, dans n'importe quel bâtiment de votre site, afin qu'elles soient facilement accessibles.

Chacune de ces armoires permettra de conserver un certain nombre de clés, que vous pourrez attribuer aux pièces et zones correspondantes. En quelques clics, vous pourrez attribuer des autorisations pour ces clés aux personnes qui en ont besoin.

Si un prestataire se rend sur place pour effectuer une intervention, Torus lui enverra un code PIN sécurisé qu'il pourra utiliser pour accéder à l'armoire et récupérer les clés qui lui ont été attribuées.

Vous saurez s'ils n'ont pas rendu ces clés dans les délais impartis, car le tableau de bord Torus vous en informera. De plus, Torus enverra des rappels par SMS à toute personne en possession des clés.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est du tableau de bord – et tout ce dont vos sous-traitants ont besoin, c'est de l'armoire.

Quels sont les avantages de la gestion des clés à distance ?

Eh bien, l'un des avantages évidents, c'est de pouvoir gérer ses clés depuis son salon.

Mais dans l'ensemble, la gestion des clés à distance peut apporter de nombreux avantages à votre organisation :

• Réduction du temps de trajet (et des frais de déplacement). Grâce à une solution à distance, vous pouvez réduire le temps de trajet nécessaire pour les sous-traitants et les employés. Au lieu de leur demander d'aller chercher des clés à un endroit central pour se rendre ensuite à un autre, vous pouvez installer des armoires contenant un jeu de clés directement sur les sites où elles sont nécessaires.
• Une efficacité accrue. Les utilisateurs autorisés pouvant accéder aux clés quand ils en ont besoin, et n'ayant plus à les chercher si elles ne se trouvent pas à leur place, vous pouvez atteindre un niveau d'efficacité sans précédent.
• Un retour sur investissement exceptionnel. La gestion à distance des clés vous permet de réduire considérablement vos coûts en limitant au minimum le remplacement des clés et des serrures.
• Une gestion des risques renforcée. En effet , les solutions à distance telles que Torus s'intègrent aux systèmes de contrôle des identités et des accès, elles sont une véritable aubaine pour les responsables de la gestion des risques. Vous pouvez retirer des autorisations lorsque cela s’avère nécessaire et repérer rapidement les violations des politiques à partir d’une plateforme unique et conviviale.
• Une équipe informatique plus sereine. En optant pour une solution cloud sécurisée – qui ne nécessite ni serveurs ni maintenance continue –, vous permettrez à votre équipe informatique de se consacrer à des tâches plus complexes.

Et ce ne sont là que quelques exemples.

Êtes-vous prêt à réfléchir sérieusement à votre stratégie de gestion des clés à distance ?