VILLE DE SAN FRANCISCO

La Situation : absence de solution de contrôle d'accès pour les clés de véhicule

L'équipe chargée de la gestion du parc automobile de la ville était confrontée à des difficultés persistantes dans la gestion des clés des véhicules de service. Son système papier obsolète d'enregistrement de l'utilisation des véhicules était fastidieux, source d'erreurs et de plus en plus difficile à maintenir à mesure que les exigences opérationnelles augmentaient. Il arrivait souvent que des clés disparaissent, et il n'existait aucun moyen fiable de savoir qui utilisait quel véhicule à un moment donné. Ce manque de traçabilité entraînait des retards dans les interventions, des risques accrus pour la sécurité et une perte de temps administratif consacrée à la recherche des clés.

Le système manuel présentait des failles en matière d'accès non autorisé et de risques liés à la conformité, notamment au regard des réglementations nationales exigeant des journaux d'accès détaillés et des pistes d'audit. La ville a pris conscience de la nécessité de mettre en place une solution de gestion des clés plus efficace, plus sûre et automatisée.

Solution : Solution automatisée de gestion des clés

Consciente de la nécessité d'adopter une approche plus intelligente et plus fiable, la ville de San Francisco a choisi Torus pour mettre en place un système de gestion des clés élégant et sophistiqué, conçu pour mettre fin au chaos lié au suivi manuel et garantir une traçabilité sans faille.

Torus proposait une solution « configurez-la et n'y pensez plus » qui automatisait la gestion de l'accès aux clés des véhicules, en autorisant uniquement les utilisateurs habilités – selon des autorisations et des horaires prédéfinis – à accéder aux clés. Des outils de reporting en temps réel offraient aux administrateurs une visibilité immédiate sur les habitudes d'utilisation, tandis que des journaux d'audit détaillés facilitaient la mise en conformité avec les exigences réglementaires. Des notifications par e-mail et SMS rappelaient aux utilisateurs de restituer les clés dans les délais, ce qui réduisait les oublis et garantissait la continuité des opérations.

Depuis la mise en place de Torus, les administrateurs ont réduit de 30 % le temps consacré chaque semaine au suivi des clés, ce qui représente un gain d'environ 12 heures par personne et par semaine (24 heures au total). Sur une année, cela équivaut à près de 1 250 heures récupérées, ce qui permet à l'équipe de se concentrer sur l'optimisation proactive du parc, la réduction des temps d'arrêt et l'amélioration de la prestation de services.