HÔPITAL PÉDIATRIQUE DU COMTÉ D'ORANGE (CHOC)

La Situation : l'absence de contrôle d'accès aux clés entraînait des erreurs humaines, des pertes de clés et des processus inefficaces

L'équipe opérationnelle du CHOC était confrontée àvec des difficultés dans la gestion des clés des locaux. En l'absence d'un système de contrôle d'accès pour les clés, celles-ci étaient remises manuellement par un membre du personnel désigné comme responsable. Le personnel et les prestataires devaient attendre que ce responsable leur remette et récupère les clés, ce qui entraînait des retards dans les situations d'urgence. La gestion manuelle des clés entraînait des erreurs humaines, des pertes de clés, des procédures fastidieuses et obligeait le personnel à consacrer un temps précieux à essayer d'obtenir les clés.

Plusieurs services de l'hôpital, notamment ceux chargés de la gestion des installations, de la sécurité, de la pharmacie et de la santé mentale, ont été confrontés à d'importants défis en matière de gestion des clés. Les registres étant tenus sur papier, il était difficile d'assurer un suivi en temps réel, ce qui soulevait d'importantes préoccupations en matière de sécurité. En cas de perte d'une clé, il était difficile de retracer son dernier utilisateur. Cela représentait également une charge supplémentaire pour le personnel, qui devait veiller au respect des exigences réglementaires. De plus, la perte de clés de haute sécurité entraînait souvent le remplacement coûteux des serrures.

Solution : Contrôle d'accès automatisé pour les clés

La direction de l'hôpital a pris conscience de la nécessité de mettre en place un système de contrôle d'accès pour les clés afin de les gérer et de les surveiller, et de s'assurer qu'elles ne quittent jamais le site. Elle s'est rapidement tournée vers Torus, et six armoires Torus ont été installées à ce jour. Grâce à un système automatisé de gestion des clés, il est désormais facile de surveiller, contrôler et accéder aux clés. La direction peut retracer le dernier « utilisateur de la clé » à tout moment. Cela lui a permis de réagir rapidement en cas de perte, de détérioration ou d’égarement de clés. Si les clés ne sont pas restituées, des alertes par SMS et par e-mail sont envoyées en temps réel, garantissant ainsi leur retour rapide. Grâce à cette gestion des clés, le CHOC réalise désormais un gain de temps considérable chaque année.